Reibungsloser Schichtwechsel

In der chemischen Industrie sind viele Prozesse fließend. Produktionskampagnen können sich über Tage oder gar Wochen hinziehen. Entsprechend wichtig ist ein reibungsloser Schichtwechsel. Dabei kommt dem Informationsaustausch eine Schlüsselrolle zu. Die international operierende DSM hat im Produktionswerk Sisseln die prozessbezogene Informationserfassung sowie den -transfer teilautomatisiert und strukturell, qualitativ sowie zeitlich optimiert. Prozessrelevante Informationen aus der operationalen Ebene werden nicht mehr handschriftlich in Bücher oder separate Excel-Listen eingetragen, sondern in einem elektronischen Schichtbuch erfasst. Das elektronische Tool wurde von der „eschbach IT GmbH“ erstmals für DSM entwickelt.

DSM ist ein international operierendes Life Science- und Chemie-Unternehmen, das 2007 weltweit mit rund 23’300 Mitarbeitenden einen Umsatz von fast 8,8 Milliarden Euro erwirtschaftete. Der Konzernsitz befindet sich in Heerlen, Niederlande. DSM operiert in 49 Ländern und hat mehr als 200 Standorte weltweit. Zum Produktionsprogramm gehören Zusätze für Futter- und Lebensmittel, pharmazeutische und kosmetische Basisprodukte sowie Elastomere, Polymere und weitere Hochleistungsmaterialien.

Die Division DSM Nutritional Products (DNP) hat ihren Hauptsitz in Kaiseraugst. In unmittelbarer Nähe, im Aargauischen Sisseln, befindet sich das grösste Produktionswerk der DNP. Die Produktionsabteilungen arbeiten in drei oder mehr Schichten rund um die Uhr, d.h. die meisten Produktionsprozesse laufen nach Schichtende weiter. Deshalb müssen wichtige Informationen zu den einzelnen betrieblichen Prozessen an die verantwortlichen Mitarbeiter der nachfolgenden Schicht weitergegeben werden.

Während für die globale Produktionsplanung und -steuerung SAP eingesetzt wird, wurden bis 2005 alle für die Übergabe an die nächste Schicht relevanten Informationen der operativen Ebene in einem Buch handschriftlich eingetragen. Aktuelle Prozessinformationen wie der Ausführungsstand eines Auftrages oder die aufgrund von Störungen eingeleiteten Maßnahmen standen entsprechend nur in der jeweiligen Abteilung und nur an einem einzigen Arbeitsplatz zur Verfügung. Offene Punkte wurden auf einem Whiteboard in der Leitwarte als zu erledigende Aufgabe zwar für alle sichtbar festgehalten. Wurde ein Punkt abgearbeitet, verschwand dieser meist von der Tafel. Und mit ihm auch der Zusammenhang zwischen der zu Grunde liegenden Störung und der getroffenen Gegenmaßnahme.

„Somit gingen für nachfolgende Schichten wertvolle Informationen verloren“, beklagt Nunzio Ravida, ehemaliger Produktionsleiter des Werks Sisseln, heute Werkleiter in Lalden (Wallis). „Trat das gleiche Problem wieder auf, ging die nachfolgende Schicht oft erneut auf Fehlersuche. Das Nachlesen in den handschriftlichen Einträgen war mühsam und zeitraubend.“ Auch war es für die Verantwortlichen nicht möglich, entsprechende Statistiken - zum Beispiel über Störgründe - abzuleiten, um diese möglichst im Vorfeld einer nächsten Produktionskampagne einzubeziehen. Die Informationserfassung war umständlich, zu wenig strukturiert und es fehlte eine lückenlose, stringente Historie.

Um die Produktion effizient zu steuern, benötigt auch das Management sowie die Disposition zeitnahe Informationen. Sie müssen Entscheidungen auf einer gesicherten Datenbasis treffen können. So wurden anfangs 2005 im Schweizer Werk Sisseln erste Ideen gesammelt, wie die Informationserfassung und -bewirtschaftung besser gelöst werden könnte. Frühzeitig wurde mit der eschbach IT GmbH aus Bad Säckingen, Deutschland, ein externes Beratungshaus hinzugezogen. Dieses schlug vor, eine Web basierende Lösung zu entwickeln, die auf einem zentralen Server laufen sollte, und auf die jeder berechtigte Mitarbeiter online zugreifen könnte.

Die genauen Anforderungen wurden von Vertretern der Betriebsleitung sowie vom Schichtpersonal bei einem weiteren Termin mit eschbach IT definiert und anschließend in einem Lastenheft festgehalten. Das elektronische Schichtbuch sollte zunächst im Betrieb für Vitamin A Zwischenprodukte eingeführt werden. Jeder Abteilungsmitarbeitende sollte darauf zugreifen können. Um den Schulungsaufwand möglichst gering zu halten, durfte das System nicht zu komplex in der Handhabung werden. Der Status der Aufgaben sollte ebenso festgehalten werden können wie die Übergabe an die nachfolgende Schicht. Auch wurde eine Erinnerungsfunktion in der Lösung gewünscht. Jede Schichtübergabe sollte ebenfalls im System dokumentiert werden. Die Einträge mussten eindeutig den Anlagenteilen zugeordnet und später nach verschiedenen möglichen Kriterien ausgewertet werden können. Im Anschluss an zwei intensive Workshops wurde der Lösungsvorschlag vor der Werksleitung präsentiert. Alternativ standen zwei Standardlösungen im Raum. „Der Vorschlag von der eschbach IT entsprach genau unseren Bedürfnissen und war nicht so komplex wie die Standardlösungen“, begründet Nunzio Ravida die damalige Entscheidung. Nach Bewilligung der Investitionsmittel startete das Projekt im September 2005.

Bei der Analyse stellte sich bald heraus, wo der Informationsfluss Schwachstellen aufwies. Andreas Eschbach, Geschäftsführer des Systemhauses, unterbreitete entsprechende Vorschläge zur Optimierung der Kommunikationsabläufe. Ein Aspekt betraf die klare Trennung von Aufgaben und Ereignissen: Aufgaben sollten ganz eindeutig einer verantwortlichen Arbeitsgruppe zugewiesen werden können. Des Weiteren sollten sie auch einen Fälligkeitstermin beinhalten, um die Erledigung besser kontrollieren zu können. Diese Punkte flossen noch während der Prototyping-Phase in die Lösung ein. Nach Genehmigung des Vorschlags durch die Werksleitung begann der IT-Dienstleister mit der Implementierung der Lösung. Die gesamte Projektdauer betrug lediglich drei Monate vom ersten Workshop bis zur Umsetzung. Am 13. Februar 2006 ging das System mit 50 Usern im Betrieb für Vitamin A Zwischenprodukte  der DSM-Division Nutritional Products in Sisseln live. Nachdem das System die Verantwortlichen im Praxisbetrieb überzeugt hatte, folgte ein halbes Jahr später die Ausweitung auf die ganze Vitaminproduktion. Ein weiteres halbes Jahr später wurde die Anwendung auch im deutschen Werk in Grenzach sowie vom Produktionsstandort Belvidere in den USA übernommen.

Aufgrund der erzielten Verbesserungen und der spürbaren Arbeitserleichterung wurde die Webapplikation, die auf einem zentralen Server bereitgestellt wurde, von allen Anwendern akzeptiert. Das ist unter anderem auch auf die benutzerfreundliche Oberfläche zurückzuführen, die eine schnelle Einarbeitung ermöglichte. In den meisten Fällen erfolgte das sogar „on-the-job“ durch die eigenen Kollegen oder durch die Key-User

Im Rahmen interner Audits wurden weiterer Optimierungsmöglichkeiten punkto Dokumentation der betrieblichen Prozesse gesichtet. Um neuerliche Stand-alone-Lösungen zu vermeiden, wurde die eschbachIT damit beauftragt, auch diese zusätzlichen Anforderungen in das elektronische Schichtbuch einzubauen. Das betraf unter anderem die Kommunikation von temporären Anweisungen sowie verschiedene Sicherheitsaspekte. Gleichzeitig wurde in der zweiten Version der Software ein ausgedehntes Administratorentool ergänzt, welches den Mitarbeitenden bei DSM erlaubt, das Tool völlig selbstständig auf die Organisation anzupassen und zu erweitern, ohne das IT-Beratungshaus ein weiteres Mal in Anspruch nehmen zu müssen.

Mitte 2006 ging die zweite Version mit weiteren 250 Usern in den Echtbetrieb. Diese Version wurde inzwischen für einen internationalen Rollout vorbereitet, denn es sollen noch weitere Werke, unter anderem in China, mit dieser Lösung ausgestattet werden. Die aktuelle Version des Schichtbuches unterstützt die Verteilung von Informationen. Für diesen Zweck muss eine Signatur durch den individuellen Benutzer beziehungsweise den Rolleninhaber erfolgen. Für letzteren Fall kann auch ein Stellvertreter als Funktionsausführender die Signatur leisten. Die eingebaute Signaturfunktion bietet auch weitere Optionen hinsichtlich der Verantwortung von mehreren Personen für die erstellten Inhalte.

„Die Verkettung von Informationen ist übersichtlich dargestellt und auch die Pendenzen sind klar ersichtlich“, resümiert Nunzio Ravida zwei wesentliche Vorteile des neuen Systems. Durch die Digitalisierung der Informationen können von jedem berechtigten Mitarbeiter, egal an welchem Ort, die Schichtereignisse zeitnah eingesehen werden. Abläufe, die Maschinen und Anlagen betreffen, lassen sich nun besser verfolgen. Fähnchen an den Aufgaben symbolisieren, wo etwas mit welcher Priorität zu tun ist. Die schnelle und transparente Kommunikation zwischen Schichtpersonal und Instandhaltung erleichtert die Abstimmung untereinander. Fehler und Doppelspurigkeiten werden vermieden. Info-Boards erleichtern die tägliche Arbeit auch für die Vorgesetzten. Für die unterschiedlichen Aufgabengebiete können schnell und flexibel aussagefähige Reports erstellt werden, dazu sind Auswertungen jetzt pro Anlage und Kategorie möglich. Die qualitative und zeitliche Optimierung des Informationsaustausches wurde bereits durch ein Audit der Konzernmutter bestätigt.